Image by Andrew Jephson

Konsultansi

Kepemerintahan

ITTC memberikan pendampingan kepada instansi pemerintah dalam melakukan Reformasi Birokrasi. Pendampingan ITTC telah terbukti efektif dimana sejumlah klien telah menjadi percontohan nasional. Selain memperoleh solusi dan tools yang dibutuhkan selama ini, klien juga  memperoleh beragam pengalaman dalam menerapkan solusi dan tools yang diberikan untuk memastikan klien berhasil mencapai sasaran yang diharapkan.

Beberapa jasa yang ITTC berikan dalam bidang kepemerintahan antara lain :

Tidak ada negara yang tertinggal, yang ada hanyalah negara dengan mindset yang tertinggal.

- Agus Sunario, Founder of  ITTC -

Penciptaan Inovasi & Terobosan Strategis

(Strategic Breakthrough)

Saat ini organisasi dituntut untuk menciptakan terobosan strategis yang mampu menjawab kebutuhan masyarakat secara fokus dan terukur. Untuk merealisasikannya diperlukan sistem dan tools yang efektif. Melalui Penciptaan Inovasi & Terobosan Strategis (Strategic Breakthrough), organisasi dibantu untuk menciptakan terobosan Grand Strategy yang mampu mempercepat pencapaian organisasi secara nyata. Selain itu organisasi juga dapat memetakan sasaran strategis yang perlu menjadi fokus oleh seluruh unit kerja guna menjawab  tantangan dan peluang strategis sekarang dan masa depan.

Pemetaan Proses Bisnis

Pemetaan proses bisnis pada organisasi bertujuan untuk menggambarkan hubungan seluruh kegiatan pada sebuah organisasi. Dengan adanya pemetaan proses bisnis, seluruh kegiatan yang dilakukan organisasi akan menjadi lebih efektif dan efisien. Sebab proses bisnis berkaitan dengan bagaimana seluruh komponen organisasi bekerja untuk menghasilkan output dan outcome tersebut. Proses bisnis yang berbelit-belit dan tumpang-tindih antara satu unit organisasi dengan unit organisasi yang lain akan membuat organisasi menjadi lamban untuk bekerja.

Business Process Reengineering

Business Process Reengineering dilakukan untuk mendesain ulang alur kegiatan yang ada pada sebuah organisasi. Hal ini dilakukan untuk memaksimalkan kinerja organisasi dan menghilangkan kegiatan yang kurang mempunya added value pada organisasi itu sendiri. Reengineering membutuhkan proses yang panjang dan berkaitan kepada seluruh aktivitas yang ada di organisasi.

Dengan mendesain ulang proses bisnis, organisasi diharapkan dapat  mencapai perbaikan signifikan dalam hal kualitas, pelayanan dan kecepatan.

Evaluasi Proses Bisnis

Kegiatan operasional organisasi kadang kala tidak sesuai dengan harapan, standar dan proses bisnis yang telah ditetapkan. Ketidak sesuaian yang ada dapat menghambat kegiatan yang dilakukan. Untuk dapat meminimalisir ketidak sesuaian tersebut, maka organisasi perlu melakukan evaluasi proses bisnis dengan menggunakan metode yang tepat untuk dapat mengetahui gap yang terjadi. Dengan evaluasi ini organisasi dapat mengetahui penyebab dan akar permasalah dari gap yang ada untuk selanjutnya dilakukan perbaikan.

Business Process Aligment

Dalam sebuah organisasi penyelarasan proses bisnis merupakan suatu hal yang penting untuk dilakukan. Organisasi yang tidak melakukan penyelarasan proses bisnis dapat terkendala dalam hal pertukaran informasi dan juga menghambat jalannya sebuah kegaitan di dalam organisasi itu sendiri. Dengan adanya Business Process Aligment, seluruh pihak yang terlibat sebuah proses akan Bersama-sama menyamakan persepsi dan cara untuk dapat mencapai tujuan yang akan diinginkan. Sehingga seluruh proses akan berjalan dengan lancer, efektif dan efisien.

Penyusunan Pedoman Manajemen Risiko Sektor Publik

Keberadaan organisasi sektor publik tidak terlepas dari upaya suatu negara untuk terus meningkatkan kesejahteraan warga negaranya melalui berbagai pelayanan publik yang diberikan oleh Organisasi terkait dalam pemberian layanan tertentu. Dalam memberikan pelayanan publik yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya, organisasi sektor publik menghadapi berbagai ketidakpastian, baik yang berasal dari faktor eksternal maupun internal, yang kemudian melahirkan risiko dalam pencapaian sasaran organisasi tersebut.

Penyusunan Pedoman Manajemen Risiko Sektor Publik merupakan salah satu penerapan manajemen risiko di Kementerian/Lembaga, BUMN, BUMD, yang bersinggungan dengan kepentingan sektor publik sehingga mampu memberikan layanan prima bagi masyarakat dalam mendukung pengembangan reformasi birokrasi.

Penyusunan Profil Risiko Organisasi

Fokus utama penerapan Manajemen Risiko adalah mampu untuk melakukan identifikasi dan penilaian terhadap risiko yang berpengaruh signifikan terhadap pencapaian sasaran dan menerapkan pengendalian dan penanganan risiko yang bersesuaian. Dengan melakukan penyusunan profil risiko, organisasi dapat mencapai nilai berkelanjutan (sustainable value) yang maksimal dari semua aktivitas dalam Organisasi, meningkatkan pemahaman terhadap faktor potensi peluang dan ancaman (upside and downside factors) yang mempengaruhi kinerja Organisasi, dan meningkatkan peluang kesuksesan dan memperkecil peluang kegagalan serta tingkat ketidakpastian terhadap pencapaian sasaran Organisasi.

Maturitas Penerapan Manajemen Risiko

Krisis keuangan global yang terjadi satu dekade yang lalu bisa dikatakan menjadi suatu titik awal pemahaman masif bahwa penerapan manajemen risiko merupakan suatu hal yang sangat penting bagi pencapaian tujuan organisasi. Manajemen risiko merupakan suatu pendekatan terstruktur dan sistematis dalam mengelola ketidakpastian yang mengancam pencapaian sasaran organisasi.

Seiring berjalannya waktu tentu organisasi perlu memastikan sejauh mana efektifitas dari penerapan manajemen risiko yang dilakukan di lingkup organisasi tersebut sehingga diperlukan adanya pengukuran tingkat maturitas penerapan manajemen risiko dalam Organisasi. Tujuannya untuk dapat mengevaluasi secara komprehensif apakah manajemen risiko organisasi telah sesuai dengan kriteria best practice.

Penilaian tingkat maturitas manajemen risiko juga menilai kecukupan kerangka kerja Manajemen Risiko (MR) dalam mendukung pencapaian tujuan Organisasi, menilai keselarasan sistematika dan struktur kerangka kerja MR yang komperehensif dan terintegrasi dalam mendukung sistem yang berjalan di organisasi, serta menilai efektivitas dan efisiensi pengelolaan risiko dengan kesesuaian praktik pengelolaan risiko berdasarkan standar yang ditetapkan oleh Organisasi. Hal ini penting guna mengidentifikasi area perbaikan dan peluang untuk meningkatkan kematangan manajemen risikonya secara terencana dan memadai.

Profil Risiko

Manajemen Risiko (Risk Management) adalah suatu pendekatan terstruktur dalam mengelola ketidakpastian yang berkaitan dengan ancaman. Penyusunan profil risiko yang diawali dengan penetapan konteks dan identifikasi risiko bertujuan untuk menemukenali potensi risiko yang terjadi. Selanjutnya, penilaian risiko atau disebut Risk Asessment merupakan keseluruhan proses identifikasi risiko, proses analisa risiko, dan proses evaluasi risiko yang dihadapi. Penilaian ini mencakup keseluruhan risiko yang dihadapi dan output dari penilaian risiko ini adalah Profil Risiko (Risk Profile) yang didalamnya mencakup penilaian atas risiko inheren dan kualitas pengendalian dan penanganan terhadap pengelolaan risiko.

 

Penetapan rencana pengendalian atau penanganan ini penting agar dapat membuat strategi, antara lain adalah memindahkan risiko kepada pihak lain, menghindari risiko, mengurangi efek negatif risiko, dan menampung sebagian atau semua konsekuensi risiko tertentu.

Sasaran dari pelaksanaan manajemen risiko adalah untuk mengurangi risiko yang berbeda-beda yang berkaitan dengan bidang yang telah dipilih pada tingkat yang dapat diterima oleh masyarakat. Hal ini dapat berupa berbagai jenis ancaman yang disebabkan oleh lingkungan, teknologi, manusia, organisasi dan politik. Di sisi lain pelaksanaan manajemen risiko melibatkan segala cara yang tersedia bagi manusia, khususnya, bagi entitas manajemen risiko (manusia, staff, dan organisasi).

Business Continuity Management (BCM)

Disadari atau tidak, hampir semua organisasi sudah sangat siap dalam menjalankan aktivitas seperti biasa disaat kondisi normal atau tidak terjadi apa-apa. Namun bagaimana bila terjadi sesuatu pada organiasai misalnya terjadi kebakaran, banjir, gempa bumi dan lain sebagainya. Tentunya organisasi tidak bisa hanya berpasrah pada keadaan. Dalam hal inilah pentingnya penerapan BCM (Business Continuity Management) perlu dijalankan secara efektif.

Dalam BCM, secara spesifik membahas mengenai pengelolaan risiko-risiko yang berhubungan dengan kapabilitas perusahaan untuk tetap dapat beroperasi dalam situasi krisis. Mengapa hal ini dianggap penting, karena tujuannya untuk memastikan perusahaan tetap dapat melakukan kegiatan usahanya walaupun mengalami gangguan-gangguan operasional yang disebabkan oleh faktor internal maupun eksternal.

Adapun standar internasional yang popular mengatur terkait penerapan BCM di organisasi yaitu mengacu pada ISO 22301. Persyaratan yang  ditentukan dalam ISO 22301 generik dan dimaksudkan untuk dapat diterapkan pada semua organisasi, terlepas dari jenis, ukuran dan sifat organisasi. Tingkat penerapan persyaratan ini tergantung pada lingkungan operasi organisasi dan kompleksitasnya.

Secara umum standar ini didalamnya menetapkan prosedur untuk merencanakan, menetapkan, menerapkan, mengoperasikan, memantau, mereview, mempertahankan dan terus meningkatkan sistem manajemen yang terdokumentasi untuk mempersiapkan, menanggapi dan memulihkan organisasi dari kejadian yang mengganggu ketika itu terjadi.

Penyusunan Rencana Strategis

Rencana strategis adalah pernyataan rencana spesifik mengenai bagaimana cara untuk mencapai ke arah dan tujuan masa depan yang akan diambil oleh organisasi. Sedangkan perencanaan strategis adalah proses memutuskan program-program yang akan dilaksanakan oleh organisasi dan perkiraan jumlah sumber daya yang akan dialokasikan ke setiap program jangka panjang selama beberapa tahun ke depan. Hasil dari proses perencanaan strategi berupa dokumen yang dinamakan strategic plan yang berisi informasi tentang program-program beberapa tahun yang akan datang.

Integrasi Perencanaan

Perencanaan merupakan hal yang penting dilakukan untuk bisa mencapai tujuan dari organisasi. Fakta di lapangan yang terjadi, walaupun sebuah organisasi sudah merencanakan dan menjalankan kegiatan dengan baik, hasil yang ada tidak sesuai dengan apa yang diharapkan. Hal yang menyebabkan hasil tidak optimal adalah tidak seluruh satker melakukan dengan baik apa yang direncanakan. Hal ini menjadi persoalan yang sistemik dalam organisasi karena sebuah hasil seringkali bergantung pada berbagai elemen yang perlu diintegrasikan, baik dari jenis kegiatan, output maupun juga dari segi jadwal waktu pelaksanaan. Oleh karena itu sangat dibutuhkan integrasi perencanaan di dalam sebuah organisasi.

Analisa Beban Kerja / Work Load Analysis

Penyelenggaraan kegiatan dalam suatu organisasi diharapkan dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Namun masih banyak hambatan yang ada dalam hal SDM, sebagai contoh pendistribusian pegawai masih belum mengacu pada kebutuhan nyata organisasi, dalam arti belum didasarkan pada beban kerja organisasi. Menumpuknya pegawai di satu unit tanpa pekerjaan yang jelas dan kurangnya pegawai di unit lain merupakan kenyataan dari permasalahan tersebut. Permasalahan yang ada membuat organisasi sulit untuk mencapai tujuan. Sehingga diperlukan Analisa Beban Kerja / Work Load Analysis untuk dapat memastikan sebuah organisasi dibentuk berdasarkan kebutuhan yang nyata.

Analisis Jabatan / Job Analysis

Anlisis jabatan merupakan suatu dasar bagi manajemen kepegawaian dalam memberikan dasar yang realistis bagi pegawai dalam jabatan tertentu untuk dapat bekerja secara efisien yang mana pegawai tersebut sudah ditempatkan sesuai kemampuan dan latar belakang pendidikan yang dimiliki. Analisis jabatan juga memungkinkan setiap SDM aparatur dalam organisasi mampu merencanakan, memproses, mengelola dan mengendalikan sumberdaya organisasi atau dengan kata lain mampu melaksanakan pekerjaan untuk mencapai tujuan.

Evaluasi Jabatan

Perencanaan merupakan hal yang penting dilakukan untuk bisa mencapai tujuan dari organisasi. Fakta di lapangan yang terjadi, walaupun sebuah organisasi sudah merencanakan dan menjalankan kegiatan dengan baik, hasil yang ada tidak sesuai dengan apa yang diharapkan. Hal yang menyebabkan hasil tidak optimal adalah tidak seluruh satker melakukan dengan baik apa yang direncanakan. Hal ini menjadi persoalan yang sistemik dalam organisasi karena sebuah hasil seringkali bergantung pada berbagai elemen yang perlu diintegrasikan, baik dari jenis kegiatan, output maupun juga dari segi jadwal waktu pelaksanaan. Oleh karena itu sangat dibutuhkan integrasi perencanaan di dalam sebuah organisasi.

Penyusunan Standar Kompetensi Teknis & Jabatan

Rendahnya efektivitas dan efisiensi birokrasi sangat terkait dengan sumber daya yang tersedia baik secara kualitas maupun kuantitas yang cenderung menjadi faktor penting dalam mencapai tujuan organisasi. Berdasarkan pasal 12 ayat (2) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian dinyatakan bahwa untuk mewujudkan penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan, diperlukan Pegawai Negeri Sipil yang professional, bertanggung jawab, jujur dan adil melalui pembinaan yang dilaksanakan berdasarkan sistem prestasi kerja dan sistem karir yang dititikberatkan pada sistem prestasi kerja.

 

Tidak hanya itu dalam pasal 17 ayat (2) juga mengamanatkan hal yang serupa yakni pengangkatan Pegawai Negeri Sipil dalam suatu jabatan dilaksanakan berdasarkan prinsip profesionalisme susuai dengan kompetensi. prestasi kerja, dan jenjang pangkat yang ditetapkan untuk jabatan tersebut serta syarat objektif lainnya tanpa membedakan jenis kelamin, suku, agama, ras, atau golongan.

 

Oleh karena itu untuk mewujudkan profesionalisme pegawai di lingkungan Kementerian Pertahanan diperlukan standar kompetensi jabatan yang wajib dimiliki oleh setiap pegawai. Standar kompetensi jabatan ini setidaknya dapat memetakan kamus kompetensi teknis, kamus kompetensi manajerial, serta kamus kompetensi sosial kultural.

Pengembangan SOP / SOP Development

Standard Operating Procedures (SOP) adalah serangkaian instruksi yang dibuat tertulis dan distandarkan/dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan. Standard Operating Procedures merupakan tata cara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dialui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu. Sehingga SOP dapat dikatakan merupakan suatu standar/pedoman tertulis yang mendokumentasikan kegiatan atau proses rutin yang dapat dipergunakan untuk mendorong  dan menggerakkan para pegawai untuk mencapai tujuan organisasi dengan menjaga konsistensi, memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab pelaksaan tugas bagi para pegawai.

Selain sebagai acuan kerja sehingga output pekerjaan secara konsisten dapat menjamin kepuasan pada pelayan publik, SOP dapat dipergunakan untuk; perbaikan mutu, menjelaskan dan menganalisa suatu proses, dan menjadi acuan pengawasan/pemeriksaan/audit.

Sasaran Kinerja Pegawai

Sasaran Kinerja Pegawai sesuai dengan Peraturan Kepala Badan Kepgawaian Negara Nomor 1 tahun 2013, setiap PNS wajib menyususun SKP (Sasaran Kinerja Pegawai) berdasarkan RKT Instansi. Dimana dalam penyusunan SKP (Sasaran Kinerja Pegawai) tersebut, perlu memperhatikan hal-hal seperti kejelasan kegitan yang dilakukan, dapat diukur, relevan, dapat dicapai dan memiliki target waktu.

SKP memuat kegiatan tugas jabatan dan target yang harus dicapai dalam kurun waktu penilaian yang bersifat nyata dan dapat diukur' Setiap kegiatan tugas jabatan yang akan dilakukan harus didasarkan pada tugas dan fungsi, wewenang' tanggung jawab, dan uraian tugasnya yang secara umum telah ditetapkan dalam stmktur organisasi dan tata kerja (SOTK).

Penyusunan Standar Pelayanan

Standar Pelayanan merupakan tolak ukur yang dipergunakan oleh penyelenggara pelayanan dalam memberikan pelayanan. Standar yang dibuat merupakan acuan yang harus dipenuhi agar  tujuan dari pelayanan dapat tercapai, serta sebagai panduan untuk dapat menyelenggarakan pelayanan yang berkualitas, cepat, mudah, terjangkau dan terukur. Hal ini tertera pada Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi nomor 15 tahun 2014 tentang Pedoman Standar Pelayanan.

Penyusunan standar pelayanan juga diamanatkan Undang -Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik, bahwa setiap penyelenggara pelayanan publik, baik yang memberikan pelayanan kepada masyarakat secara langsung maupun tidak langsung wajib menyusun, menetapkan, dan menerapkan Standar Pelayanan untuk setiap jenis pelayanan sebagai tolok ukur dalam penyelenggaraan pelayanan di lingkungan masingmasing.